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如何制定业务应急计划

制定业务应急计划

在足够长的一段时间内,每个企业都会面临某种紧急情况。这可能是火灾、龙卷风、极端天气,甚至是非物理紧急情况,比如黑客入侵或数据泄露。这些紧急情况可能会造成严重损害,特别是对于没有相应应对计划的企业。在某些情况下,应急准备可能意味着留在企业和失去一切的区别。以下是如何创建业务应急计划,以帮助在紧急情况下确保员工和资源的安全。

第一步。风险评估

要制定应急计划,您需要知道您的企业最有可能面临哪些紧急情况。

例如,任何有办公室或实体店面的企业都面临火灾风险。处理大量客户数据的企业可能面临黑客攻击或数据泄露的风险。

你的企业所在的地方也会影响潜在的风险。飓风、龙卷风、暴风雪和其他形式的极端天气更有可能发生在美国的某些地区。了解当地风险可以让你的业务更有效地应对紧急情况。

你还需要考虑政府对防灾准备的要求。根据你的企业规模和位置,你可能需要遵循一些关于如何准备的规则。例如,雇员超过10人的企业需要遵循OSHA关于灾难规划的指导方针。

第二步。计划发展

一旦您确定了您的企业将面临的最可能的灾难或紧急情况,您就可以决定如何准备。OSHA建议从绞尽脑汁想出最坏的情况,想象每一个可能出现的紧急情况下可能出现的所有问题。

您还应该收集关键的文档。例如平面图、灭火系统描述和网络网络防御文件。这将帮助您创建计划和疏散路线。

接下来,你应该为你的计划创建一个框架。大多数计划至少包括以下内容:

  • 报告紧急情况的方法,
  • 疏散政策和程序,
  • 紧急逃生程序和路线分配
  • 个人在紧急情况下可联系以获取额外信息或报告的姓名、头衔和联系信息,

应急计划通常还包括员工如何在紧急疏散期间尽量减少损害和确保安全的信息:

  • 在紧急情况下留下来执行必要服务的员工的程序,如关闭设备或操作灭火器,
  • 保护和备份重要文件和记录的程序,
  • 员工需要履行的救援和医疗职责的清单。

根据您计划的紧急情况类型,您可能不需要所有这些要素。例如,黑客攻击需要报告和立即响应以确保记录的安全,但可能不需要撤离。

你的计划还应该考虑在紧急情况下如何提醒员工。

理想情况下,你应该清楚什么情况被认为是紧急情况,以及谁将决定你的业务是否在处理紧急情况。通常情况下,企业都有一名能够做出判断并在紧急情况下提醒他人的员工。

许多企业还投资于警报系统,该系统在紧急情况下会发出警报并向员工手机发送推送通知。

理想情况下,应急计划应该指导您的团队认识到紧急情况,并在事件发生后进行恢复。你应该做好准备紧急情况后金融风险,例如客户投诉和丢失记录。

一个好的计划应该既全面又简单。它应该涵盖您的业务可能面临的所有潜在风险,同时在出现问题时易于执行。

将你的计划与现有清单或在线建议会告诉你你是否考虑过应急计划中最重要的方面

下面介绍的培训和应急实践也将帮助您了解您的计划是否足够直接和完整,以便您的团队在紧急情况下遵循。

步骤3。分配角色和应急准备

当应急计划的框架准备就绪时,您可以开始为重要的应急响应角色选择员工。

例如,企业可能会要求员工志愿者在紧急情况下引导员工到指定的避难所或安全区域。另一项业务可能需要愿意在紧急情况下关闭建筑系统的志愿者。

创建这些志愿者的名单将简化培训,并使员工在紧急情况下更容易找到领导者。

除了计划和志愿者,考虑预防和准备也是很好的。例如,投资雪地轮胎、盐和雪铲可以确保你在大暴风雪期间保持业务运营和员工的安全。

你的生意也可以做很多管理火灾风险在制定火灾应急计划时。

例如,将储存容器从建筑中移开,并使用特殊容器盛放不安全材料,如油布,有助于防止因企业外部易燃材料堆积而引发火灾。定期检查和更换灭火器将确保它们在需要时准备就绪。

步骤4。培训及计划检讨

培训员工和定期进行训练或锻炼将帮助您确保该计划在实际紧急情况下运行良好。

使计划文档可用且易于访问,将为员工提供遵循您的计划所需的信息。

如果锻炼顺利,这是一个好迹象,表明你的计划很容易遵循。

即使训练和锻炼进展顺利,定期回顾你的应急计划也很重要。随着业务的发展,你所面临的风险也会发生变化。每年进行风险评估和计划回顾将使你的计划保持新鲜。

为紧急情况做好业务准备

火灾、龙卷风、洪水和其他紧急情况都可能对未做好准备的企业造成毁灭性影响。提前准备好计划将有助于您和您的团队在紧急情况下保持安全。

有效的计划通常提供疏散路线、联络点名称和员工志愿者必须遵守的程序。计划可以通过准备来补充——储备物资和检查资源,以帮助您在紧急情况下保护业务。

作者简介:埃莉诺是《纽约时报》的主编设计杂志.她还是一名专注于用户体验的自由网页设计师。埃莉诺和她的丈夫和狗贝尔住在费城

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